📋 CHECKLIST DE ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
Igreja Local - Planejamento e Execução
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Nome do evento:
Tema:
Versículo base:
Data:
Horário:
Local:
Coordenador geral:
Pastor responsável:
1. PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO (60 a 90 dias antes)
Definições iniciais
Definir o tema central
Definir o versículo base
Definir o objetivo espiritual do evento
Definir o público-alvo
Definir data
Definir horário
Definir local
Definir formato do evento
Definir programação preliminar
Aprovação pastoral realizada
Planejamento financeiro
Elaborar orçamento estimado
Levantar custos gerais
Definir fonte de recursos
Definir taxa de inscrição, se houver
Planejar entradas e saídas financeiras
Definir necessidade de patrocinadores ou apoios
Contratações e convidados
Confirmar preletor(es)
Confirmar cantor(es) ou ministrantes
Confirmar equipe de louvor
Reservar equipamentos extras
Solicitar gráfica/material impresso
Confirmar hospedagem, se necessário
Confirmar transporte, se necessário
Formalizar agenda com convidados
2. ESTRUTURAÇÃO OPERACIONAL (30 a 60 dias antes)
Formação de equipes
Nomear coordenador geral
Nomear líderes de equipe
Definir funções de cada equipe
Criar grupo oficial de comunicação
Realizar reunião geral de alinhamento
Distribuir cronograma para as equipes
Intercessão
Escala de oração definida
Cobertura espiritual antes e durante o evento organizada
Recepção
Equipe escalada
Treinamento de recepção realizado
Fluxo de entrada e acolhimento definido
Louvor
Equipe definida
Repertório alinhado
Ensaios agendados
Comunicação / Divulgação
Artes oficiais produzidas
Divulgação nas redes sociais iniciada
Divulgação nos cultos realizada
Vídeos promocionais preparados
Convites e materiais prontos
Infraestrutura
Som revisado
Iluminação revisada
Cadeiras extras providenciadas
Climatização verificada
Banheiros revisados
Estacionamento organizado
Espaços a serem utilizados definidos
Plataforma/púlpito organizados
Finanças
Responsável financeiro definido
Controle de entradas preparado
Controle de despesas preparado
Caixa ou sistema organizado
Mídia
Telão/projeção revisados
Computadores/notebooks testados
Slides ou vídeos organizados
Transmissão ao vivo preparada, se houver
Segurança
Equipe escalada
Controle de acesso organizado
Plano básico para emergências definido
Cantina / Apoio
Cardápio definido, se houver
Equipe escalada
Materiais comprados
Obreiros
Escala definida
Funções distribuídas
Apoio no altar e corredores alinhado
Limpeza
Equipe definida
Escala antes, durante e após o evento organizada
Materiais de limpeza disponíveis
3. INFRAESTRUTURA E LOGÍSTICA
Espaço principal limpo e preparado
Cadeiras organizadas
Mesa de recepção pronta
Credenciais prontas, se houver
Banheiros abastecidos
Água disponível
Microfones funcionando
Instrumentos revisados
Cabos e extensões conferidos
Internet funcionando, se necessário
Gerador/plano alternativo avaliado, se necessário
Sinalização de ambientes pronta
Estacionamento sinalizado
Acessibilidade observada
Espaço infantil preparado, se houver
Sala pastoral/preletores organizada
4. COMUNICAÇÃO E DIVULGAÇÃO
Criar identidade visual do evento
Produzir artes para divulgação
Produzir banner principal
Produzir vídeo de chamada
Publicar nas redes sociais
Reforçar divulgação nos cultos
Acionar líderes para mobilização
Divulgar cronograma
Divulgar inscrições, se houver
Confirmar lista de inscritos, se houver
Preparar cobertura fotográfica e filmagem
5. EXECUÇÃO DO EVENTO (No dia)
Antes do início
Reunião de oração com todas as equipes
Checagem geral do ambiente
Som testado
Mídia testada
Iluminação testada
Recepção posicionada
Obreiros posicionados
Banheiros revisados
Água para convidados disponível
Material de apoio separado
Cronograma em mãos com coordenação
Durante o evento
Controle de horário sendo realizado
Programação sendo seguida
Apoio ao preletor/cantor funcionando
Recepção ativa
Segurança em atenção
Ofertas organizadas, se houver
Atendimento pastoral disponível
Registro em fotos/vídeos sendo feito
Resolução rápida de imprevistos
Comunicação entre líderes funcionando
Pós-culto / encerramento
Encaminhamento pastoral realizado, se necessário
Ambiente reorganizado
Equipamentos desligados corretamente
Materiais recolhidos
Desmontagem realizada
Limpeza iniciada
Conferência financeira preliminar realizada
Registro de ocorrências ou observações feito
6. PÓS-EVENTO (Até 7 dias após)
Relatório final
Registrar público estimado
Registrar decisões espirituais
Registrar reconciliações
Registrar batismos, se houver
Fechar relatório financeiro
Levantar pontos fortes
Levantar pontos de melhoria
Arquivar fotos, vídeos e materiais
Feedback e avaliação
Realizar reunião de avaliação
Ouvir líderes de equipe
Registrar dificuldades encontradas
Registrar soluções adotadas
Fazer recomendações para próximos eventos
Apresentar relatório final à liderança
CAMPO DE OBSERVAÇÕES
Observações gerais:
Pendências:
💾 Salvar Progresso
🖨️ Imprimir Checklist
🔄 Limpar Tudo